Email, dù thích hay không thì bạn vẫn cần phải viết chúng hầu như hàng ngày, đặc biệt là tại nơi làm việc.

Thông tin chuyển qua email ở nơi làm việc chiếm 55% tổng số email được gửi trên toàn thế giới mỗi ngày trong năm 2014. Trung bình mỗi người nhận và gửi 121 email mỗi ngày.

Với số lượng lớn thư điện tử được gửi và nhận mỗi ngày, bạn sẽ thường xuyên gặp phải những email mắc lỗi. Từ dòng tiêu đề không rõ ràng đến việc sử dụng các biểu tượng cảm xúc không phù hợp, hầu hết chúng ta cần một khoảng thời gian để có thể viết email chuyên nghiệp. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn hoàn thiện hơn kỹ năng quan trọng này.

1. Lựa chọn tiêu đề phù hợp

Dòng tiêu đề nên viết ngắn gọn và thể hiện nội dung chính của email. Tiêu đề thư rất quan trọng trong việc nắm bắt sự chú ý của người đọc, đi kèm với nó là font chữ cần được sử dụng hợp lý. Bạn nên dùng những kiểu chữ dễ đọc như Arial, Helvetica và Verdana cùng màu chữ tối, không nên sử dụng quá ba kiểu chữ trong một email.

2. Hạn chế sử dụng biểu tượng cảm xúc

Biểu tượng cảm xúc - Emoji được chấp nhận trong một email chuyên nghiệp chỉ khi người mà bạn đang gửi email cũng sử dụng chúng. Lỗi đánh máy không phải là quá tồi tệ. Các nhà quản lý cấp cao cho biết, đôi khi lỗi đánh máy chiến lược có thể là một ý tưởng thông minh, để truyền đạt chân thực và làm cho nó có vẻ như bạn không quá tỉ mỉ soạn thảo email.

3. Tránh các lỗi ngữ pháp

Khi bạn gửi email thứ 27 trong buổi sáng nay, có thể bạn đã quên dấu chấm câu hay không viết hoa. Hãy chú ý đến những chi tiết nhỏ nhưng quan trọng này. Mất một chút thời gian để kiểm tra ngay cả những điều nhỏ nhặt, giúp tiết kiệm thời gian cho người nhận email và bạn sẽ không mất thời gian để giải thích thêm sau đó.

Viết email một cách ngắn gọn, súc tích. Ngay cả trong một email ngắn, không gửi quá nhiều văn bản. Nêu bật những điểm quan trọng và giảm sử dụng các đoạn tự do.

4. Hãy suy nghĩ hai đến ba lần trước khi gửi

Trước khi nhấp vào 'send', kiểm tra một lần nữa để chắc chắn rằng gửi đúng nội dung cần thiết cho đúng người nhận. Sao chép lại thành những bản khác để lưu lại, nhưng chỉ sao lưu khi cần.

Nguồn Xây dựng