Các doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ, quản lý thông tin cơ bản của nhân viên như tên họ, bằng cấp, lương… qua cơ sở dữ liệu.
TS. Thái Lâm Toàn (Trợ lý Hiệu trưởng kiêm Trưởng Phòng Kế hoạch Trường ĐH Nguyễn Tất Thành đang trình bày chuyên đề: “Những cạm bẫy khi khởi nghiệp” cho sinh viên)

Mỗi cơ sở dữ liệu được xây dựng cho một mục đích riêng, trong đó các dữ liệu trong từng hồ sơ cá nhân của nhân viên được phân khúc thành từng mục tham khảo của doanh nghiệp. Chẳng hạn, một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin về nhân thân của nhân viên, hồ sơ về đào tạo và kinh nghiệm của nhân viên đó. 

Ngoài ra còn có thông tin về những kỹ năng đặc biệt hoặc thêm vào những thay đổi khác như bằng cấp ở trình độ cao, kỹ năng ngoại ngữ… Công tác này được các doanh nghiệp có vốn đầu tư 100% nước ngoài, các tập đoàn đa quốc gia áp dụng rất hiệu quả và bài bản.

Lợi ích thực tế nhất của cơ sở dữ liệu nhân viên là áp dụng cho tuyển dụng nội bộ. Bằng cách tuyển dụng này, doanh nghiệp có thể có ngay được nguồn nhân lực đã được kiểm định từ trước. 

Ngoài ra, những ứng viên này đã có thời gian gắn bó với doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng nắm được về tập quán công việc cũng như các mục tham chiếu đáng tin cậy khác đã được kiểm chứng, đồng thời tạo được động lực cho niềm tin và sự nhiệt tình của nhân viên. Cơ sở dữ liệu nhân viên cũng tạo điều kiện để đưa ra một chương trình phát triển nhân viên.

Sự nghiên cứu phát triển nhân viên có thể bao gồm một chương trình tư vấn kinh nghiệm công tác (mentoring program), trong đó nhân viên làm việc với những đồng nghiệp có thâm niên để chia sẻ các chiến lược phát triển sự nghiệp. Quá trình như vậy sẽ xác định những kỹ năng còn thiếu của nhân viên, giúp doanh nghiệp nhận thấy có nên tạo điều kiện bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên hay không. Sự hỗ trợ này có thể là các khóa đào tạo tại chỗ, đào tạo tập trung hoặc hỗ trợ kinh phí cho nhân viên tham dự các lớp học bổ sung kiến thức ngoài thời gian làm việc.

Việc cập nhật thông tin cho kho lưu trữ cơ sở dữ liệu cũng rất cần thiết để đảm bảo lợi ích của nhân viên. Doanh nghiệp cũng hưởng lợi từ những thông tin cập nhật này như về lòng trung thành của nhân viên, những nỗ lực rèn luyện của nhân viên…

Ngày nay, đa số các CEO thích chọn phương án khen thưởng nhân viên cấp dưới bằng sự thăng chức vì họ đã có lòng trung thành, có óc sáng tạo, nhiều sáng kiến hoặc đơn giản chỉ là làm việc siêng năng. Phương án này càng thuận lợi hơn với sự hiện diện của kho dữ liệu ghi nhận kỹ năng nhân viên.

Công tác trù bị nhân sự nhờ áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên là rất cần thiết cho các CEO muốn thực hiện những đổi mới theo kế hoạch một cách trình tự. Kế hoạch phát triển cũng như các nỗ lực cắt giảm ngân sách đều phải phụ thuộc vào nguồn thông tin chuẩn xác của bộ phận nhân sự (HR – human resource) để tránh gây ra hỗn loạn và mất đoàn kết trong doanh nghiệp.

Cơ sở sữ liệu nhân viên ngày càng quan trọng khi chiến lược “săn đầu người” đang là một xu thế trong mọi ngành nghề, bởi vậy, các CEO cần thận trọng để tránh tình trạng là “lò” đào tạo nhân tài cho đối thủ.

TS. Thái Lâm Toàn